Zarządzanie czasem i organizacja efektywnych spotkań

Cel szkolenia:

Zapoznanie się ze specyfiką zarządzania czasem i organizacją efektywnych spotkań. Przedstawienie długoterminowego  i krótkoterminowego planowania czasu własnego oraz współpracowników. Celem głównym jest podkreślenie znaczenia skutecznego zarządzania czasem w aspekcie organizacyjnym.

• Optymalizowanie czasu pracy a w konsekwencji  czynności, zadań i przedsięwzięć.
• Zaprezentowanie  efektywności w skutecznym zarządzaniu czasem
• Identyfikowanie zagrożeń wynikających z braku umiejętności zarządzania czasem
• Opisanie reguły Pareto
• Zastosowanie Zasady Eisenhowera
• Zdefiniowanie zasad organizowania efektywnych  spotkań
• Przedstawienie stosowanych  standardów organizacji  spotkań
• Zaprezentowanie form protokołowania i tworzenia notatek ze spotkań

Korzyści dla uczestników:

Udział w szkoleniu pozwoli uczestnikom:

• racjonalnie planować czas pracy
• poznać korzyści z efektywnego zarządzania czasem
• formułować cele
• zwiększyć motywację do pracy
• powiększyć efektywność osobistą
• zredukować pośpiech i chaos
• powiększyć ilość działań wg planu i harmonogramu
• stosować paradygmat pilne/ważne
• stosować Zasadę Pareto w codziennych obowiązkach
• poprawić orientację w zadaniach do wykonania
• stosować reguły skutecznego planowania czasu pracy
• organizować efektywne spotkania
• sporządzać przejrzyste protokoły z narad
• skutecznymi zapisami egzekwować ustalenia ze spotkań
• identyfikować zakłócenia występujące w trakcie dnia

Zakres sesji:

• Macierz pilne/ważne
• Zasada Pareto
• Określenie maksimum efektywności
• „Fotografia” czasu pracy
• Optymalizacja  pracy
• Formułowanie celów
• Wyznaczanie priorytetów
• Definiowanie efektu końcowego
• Planowanie realistyczne
• Reguły kształtowania dnia pracy
• Krzywa zakłóceń a poziom wydajności
• Koszty organizowanych spotkań (osobowe + czas)
• Zasady organizowania efektywnych spotkań
• Ustalanie zakresu merytorycznego spotkań
• Standardy organizowania spotkań

Metody szkoleniowe:

Warsztaty prowadzone w formie prezentacji odwołującej się do konkretnych przykładów projektów inwestycyjnych. Interaktywne ćwiczenia w trakcie których słuchacze poznają praktyczne metody i narzędzia zarządzania projektami. Sesja pytań i odpowiedzi podsumowująca każdy blok szkoleniowy. Wymiana doświadczeń. Uczestnicy otrzymują komplet materiałów szkoleniowych.

Wyposażenie laboratorium:

Sala zlokalizowana w głównym holu budynku Technopark Gliwice - siedziby Centrum Szkoleń Inżynierskich Wyposażenie:

• Stół konferencyjny na 22 osoby
• Elektryczny ekran projekcyjny o wymiarach 5,50 m x 4 m
• Projektor HD 1920 x 1080
• 16 stanowisk komputerowych -konfiguracja umożliwia wygodną pracę z apliakcjami CAD (CATIA, Inventor itp.)
• Dostęp do internetu (LAN + WiFi)
• Własne zaplecze kuchenne
• Klimatyzacja

Wykładowca

Obecnie niezależny konsultant, doradca, koordynator projektów, inspektor nadzoru, szkoleniowiec. Posiada praktykę w koordynowaniu i zarządzaniu budowlanymi projektami inwestycyjnymi w sektorze inżynieryjnym, energetycznym, farmaceutycznym oraz medycznym. Doświadczenie zdobywał na stanowiskach kierowniczych w krajowych spółkach giełdowych oraz międzynarodowych korporacjach. Specjalizuje się w prowadzeniu zadań inwestycyjnych w metodyce projektowej. Dla inwestorów koordynuje budowlane projekty inwestycyjne m.in. w sektorze odnawialnych źródeł energii w dyscyplinach: energetyka wiatrowa, biomasa, biogaz.  Autor ekspertyz, opinii oraz ocen technicznych i organizacyjnych. Uzyskał uprawnienia budowlane w specjalności konstrukcyjno-budowlanej oraz specjalności instalacyjnej, a także ciepłownicze i energetyczne świadectwa  kwalifikacji SEP.  Wpisany do Centralnego Rejestru Osób Posiadających Uprawnienia Budowlane. Od 2001 roku członek Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa. Należy do Stowarzyszenia Project Management Polska. Ekspert zewnętrzny oceniający projekty inwestycyjne w Ministerstwie  Gospodarki a wcześniej w Instytucie Paliw i Energii Odnawialnej (IPIEO) - Instytucjach  Wdrażających działanie 9.4. Autor publikacji w czasopismach technicznych i naukowych takich jak: „Inżynier Budownictwa”, „Rynek Energii”, „Nowa Energia”, „Czysta Energia”.

Literatura

„Nowe spojrzenie na zarządzanie projektami” Autor: Dov Dvir, Aaron J. Shenhar Po przeczytaniu książki czytelnik zapozna się z: dopasowaniem właściwego stylu zarządzania do każdego projektu, zrozumienie jego niepewności, złożoności i zmiennych, dokładne przekazywanie nieprzewidzianego rozwoju sytuacji członkom zespołu, identyfikacja łatwych do przeoczenia czynników napędzających rozwój projektu, alokacja zasobów w sposób realistyczny i zgodny z celami strategicznymi. Książka przekazuje dawno oczekiwaną nową metodologię, która zrewolucjonizuje sposób myślenia o projektach. Pokazuje, jak budować wzorce pozwalające na osiągnięcie zakończonych sukcesem i efektywnych kosztowo projektów o trwałych i dalekosiężnych wartościach.

„Skuteczne zarządzanie projektami” Autor: Trevor L. Young Po przeczytaniu książki czytelnik dowie się jak: - jak stworzyć wstępną koncepcję projektu, - jakich ludzi dobrać do zespołu projektowego, - jak zapewnić projektowi poparcie decydentów, - jak stworzyć dobry plan projektu, nie odkładając problemów na później, - jak zarządzać czasem ludzi zaangażowanych w projekt, - jak rozstrzygać konflikty powstające wokół projektu, - jakimi kryteriami oceniać sukces projektu, - co dzieje się z projektami, które wymykają się spod kontroli, - jak kontrolować koszty projektu.